Outsourcing; onderdeel van een moderne vereniging

De moderne vereniging

In ons vorige blog schreven we over de veranderingen in de verenigingswereld. De nieuwe fase waar verenigingen in terecht (zullen) komen heeft te maken met innovatie. Er wordt niet slechts gekeken naar het aanbieden van diensten aan leden, maar ook naar het innoveren van de branche of het werkgebied van de vereniging. Dus naast het ondersteunen van haar leden, ook actief het voortouw nemen bij beroepsontwikkeling en het verbinden van de vereniging met haar omgeving. Van een passieve en gesloten vereniging, naar een open community waar kennis, diensten en mensen samen komen.

Buvoo ondersteunt verenigingen in dit veranderproces. In deze blog-serie besteden we aandacht aan (organisatorische) onderwerpen die bij deze veranderingen aan bod komen.

 

Outsourcing?

Outsourcing is een term die binnen verschillende branches in het bedrijfsleven steeds vaker wordt gehoord. Outsourcing binnen het bedrijfsleven houdt niet meer in dan het uitbesteden van taken en bedrijfsprocessen die niet tot de kerntaken van een bedrijf horen. Het houdt in dat een bedrijf meer tijd heeft voor de kerntaken, meer aandacht heeft voor doelen en hierdoor meer focus heeft.

Voor verenigingen is dit zeer zeker ook van toepassing. De kerntaken van een vereniging zijn, zoals in onze vorige blog te lezen was, steeds uitgebreider en hebben steeds meer een dienstverlenend karakter. Alle randzaken die komen kijken bij de organisatie van de vereniging leiden af van deze kerntaken. Outsourcing van duidelijk omlijnde taken kan een vereniging versneld verder brengen.

 

Efficiëntieslag

Binnen veel verenigingen wordt er namelijk gewerkt met een vast secretariaat en een eigen administratie. Soms heeft de vereniging hier meerdere mensen (deeltijd) voor in dienst of wordt de taak waargenomen door een groep betrokken vrijwilligers.
Deze taken zijn vaak tijdrovend. Het outsourcen van deze taken naar een bureau kan zorgen voor een efficiëntieslag; het externe bureau is gespecialiseerd in beroepsverenigingen, gebruikt de modernste software en is door haar specialisatie vaak sneller, efficiënter en dus goedkoper dan de huidige situatie. Een besparing in de kosten voor het uitvoeren van taken als bijv. (leden)administratie en secretariaatstaken is dan vaak een gevolg.

 

Flexibiliteit

Het inschakelen van een extern bureau zorgt daarnaast ook voor een grotere mate van flexibiliteit van een vereniging. In drukkere tijden kan worden opgeschaald, terwijl er in rustige tijden geen of minder activiteiten worden ontplooid en de kosten dien ten gevolge lager blijven. Een mate van flexibiliteit die bij vast personeel moeilijker te bewerkstelligen is. Daarnaast zijn ook problemen als uitval, ziekte en verloop van personeel voor de vereniging zelf verleden tijd.

 

Ervaring en Kennis

Op de hoogte zijn en blijven van de laatste trends, regelgevingen en ontwikkelingen is een ander belangrijk onderwerp binnen het secretariaat en de ledenadministratie van een vereniging. Bij het inschakelen van een bureau voor het outsourcen van diensten wordt optimaal gebruik gemaakt van de kennis van professionals uit het vakgebied. Deze personen zijn gespecialiseerd in het uitvoeren van de werkzaamheden die binnen een vereniging vaak een “noodzakelijk kwaad” zijn en afleiden van de kerntaken. Naast het uitvoerende karakter van een dergelijke samenwerking is zo’n bureau ook een broeinest van (organisatorische) kennis van verenigingen in alle soorten, maten en branches. Hierdoor weet dit bureau feilloos wat er speelt in de markt, waar voor verenigingen verbeterpunten liggen en op welke manieren een vereniging kan excelleren in haar branche.

 

Stapje hoger

Kortom: Een gespecialiseerd extern bureau kan een vereniging verder helpen. Er wordt naast efficiency en kostenverlaging verder gekeken dan alleen het uitvoeren van taken; er wordt geadviseerd, begeleid en meegewerkt aan een toekomstbestendige vereniging welke voorop loopt in het vakgebied.

 

De nieuwe vereniging

Vereniging 2.0

Een tijd geleden schreven we al eens over “Vereniging 2.0”. Waar commerciële bedrijven al jaren meer focus hadden op innoveren, bleef dit bij verenigingen vaak nog achter. De rol van een vereniging was helder: het behartigen van de belangen van haar leden. De afgelopen jaren heeft het traditionele beeld van verenigingen al veel ontwikkelingen en veranderingen moeten doorstaan, maar hield deze traditionele, leden-gerichte strategie toch vaak stand.

Ontwikkeling

Een aantal jaren terug kwam daar langzaam verandering in. Verenigingsbesturen keken door de veranderende tijdsgeest steeds vaker naar buiten; hoe kunnen we onze leden nog meer en beter van dienst zijn? Er werden nieuwe diensten ontwikkeld en er werd meer en interactiever gecommuniceerd met leden.

En waar sommige verenigingen nog maar net bekomen zijn van het wennen aan deze nieuwe manier van functioneren, staat de volgende fase al weer voor de deur.

Vereniging 3.0

De nieuwe fase waar verenigingen in terecht (zullen) komen heeft te maken met innovatie. Er wordt niet slechts alleen gekeken naar het aanbieden van diensten aan leden, maar ook naar het innoveren van de branche of het werkgebied van de vereniging. Dus naast het ondersteunen van haar leden, ook actief het voortouw nemen bij beroepsontwikkeling en het verbinden van de vereniging met haar omgeving. Van een passieve en gesloten vereniging, naar een open community waar kennis, diensten en mensen samen komen.

De volgende stap

Deze nieuwe invalshoek brengt voor veel verenigingen uitdagingen met zich mee. Want: hoe wordt bepaald wat de volgende stap gaat zijn en welke stappen moeten er genomen worden? Veranderingen in beleid brengen daarnaast ook vaak weerstand met zich mee. Het is daarom belangrijk dat het bestuur hier de juiste aandacht aan besteedt zodat de vereniging als geheel deze nieuwe koers zal gaan omarmen.

Buvoo als verbindende schakel

Het veranderen van een vereniging en het zorgen voor een nieuwe, toekomstbestendige organisatie vraagt om een goede begeleiding. Zowel in de ontwikkelingsfase als tijdens de uitvoer. Bestaande, maar zeker, nieuwe activiteiten moeten opnieuw vorm worden gegeven. Vereniging Zonder Zorgen ondersteunt verenigingen in dit veranderproces en is daarbij als hypermodern en dynamisch bureau de onmisbare schakel tussen verenigingsbesturen en haar leden: Wij denken mee, geven de organisatie vorm, richten in en nemen u desgewenst werk uit handen.

Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 2

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.

De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

Marketing en Communicatie

Het vinden van een juiste communicatiestrategie voor een vereniging kan erg lastig zijn. Dit is een typisch onderwerp waar vaak, bij gebrek aan tijd en kennis binnen de vereniging, te weinig aandacht aan wordt besteed. Het is echter wel een onderwerp dat erg belangrijk is. Want door het actief communiceren van de activiteiten van de vereniging en het delen van informatie, blijven de leden ook actief betrokken bij de vereniging. Daarnaast helpt een actieve communicatie strategie ook bij het vinden van nieuwe leden, waardoor een vereniging kan blijven groeien.

Website

Een eerste visitekaartje voor een bedrijf of organisatie, is tegenwoordig de website. Wanneer deze fris oogt, makkelijk te bedienen is en er regelmatig nieuwe artikelen worden geplaatst, is de eerste stap al genomen. Een dergelijke website nodigt mensen uit om verder te lezen, zal leden actiever en vaker terug laten keren naar de website en zal nieuwe leden een goed beeld geven van de vereniging. Het is zeker niet nodig om een enorm uitgebreide website te hebben die tweemaal per jaar wordt vernieuwd, maar het is wel goed een aantal vaste momenten in een jaar te plannen om kritisch naar de huidige website te kijken. Stel daarbij de vragen:

  • Is de informatie op de website nog actueel?
  • Wat willen we uitstralen en bereiken met onze website?
  • Hoe gebruiken bezoekers de website?

Vraag daarnaast ook eens aan een aantal huidige leden hoe zij de website ervaren qua gebruiksgemak en wat zij graag zouden zien aan veranderingen. Daarnaast kan een website een goed medium zijn om te worden ingezet voor ledenwerving, dus vergeet ook dit aspect zeker niet te bekijken en actueel te houden.

Social Media

Naast een website zijn ook social media zeer geschikt om de communicatie met leden actief te houden. Bekijk hier goed welk kanaal past bij de vereniging en loop niet te hard van stapel. Het is beter te beginnen met één kanaal en dit uit te breiden bij succes, dan om direct in zeven sloten tegelijk te lopen en overal te willen zijn. Dit is niet handig en de sleur volgt dan snel, wat het moeilijker maakt de juiste content te blijven maken.

Nieuwsbrieven

Veel verenigingen hebben al een variant van papier, maar een email nieuwsbrief kan tegenwoordig strak worden vormgegeven en met een druk op de knop bij alle leden worden bezorgd. Een goede template zorgt ervoor dat het maken van de nieuwsbrief weinig tijd kost, en daarnaast is het een prima medium om te gebruiken ter promotie van de website en social media kanalen.

Hoe een goede (online) communicatiestrategie kan worden ingevuld, kan lastig zijn. Per 1 mei j.l. kunnen wij u ook hierbij ondersteunen! Vereniging Zonder Zorgen heeft in Laurine Simkens een Online Marketeer aangetrokken die uw vereniging kan ondersteunen in het opzetten, uitwerken en invullen van een goede (online) communicatie strategie. Van website ontwerp of aanpassingen, tot advies over social media en van workshops tot het online werven van nieuwe leden. Met een brede marketingachtergrond en een passie voor alles wat online gebeurt, kan Laurine de juiste mix samenstellen voor uw vereniging.

Heeft u interesse in een vrijblijvend gesprek? Neem dan gerust contact met ons op!

Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 1

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.
De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

 

Uitbesteden van ledenadministratie en secretariaat

Het bijhouden van een goede administratie en het bemannen van het secretariaat geeft nog al eens problemen binnen een vereniging. Vaak zijn er een aantal mensen die deze functies samen combineren, of is er iemand aangenomen binnen de vereniging om dit te faciliteren. Maar wat gebeurt er wanneer de werklast te hoog wordt, de vaste vrijwilligers uitvallen of wanneer de vaste medewerker (langdurig) ziek wordt? De administratie stapelt zich op, de vragen van leden blijven liggen en belangrijke contacten met bijvoorbeeld leveranciers, overheid en andere externe partijen kunnen verloren gaan.
Voor veel verenigingen is uitbesteden van deze werkzaamheden een verademing: geen geregel meer, continue bezetting en daarmee ook een continue kwaliteit richting de leden wordt gewaarborgd.

 

Onwetendheid

Veel verenigingen weten echter niet eens dat deze optie bestaat!

Een extern verenigingsbureau kan ondersteunen in het voeren van de ledenadministratie. Zij zorgen voor de aan- en afmelding van leden. Daarnaast zorgen zij dat wanneer er mutaties zijn, deze snel verwerkt worden; een ledenlijst is dus altijd up-to-date.
Het innen van contributies gebeurt gestructureerd en op tijd en ook betalingsherinneringen worden verstuurd en gemonitord. Dit levert een enorme tijdwinst op voor de penningmeester!

 

Secretariaat

Naast administratieve handelingen kan een extern bureau ook het aanspreekpunt zijn voor de leden van een vereniging. Een tijdige reactie naar leden en hen voorzien van de juiste informatie bij vragen is erg belangrijk. Door het inschakelen van een bureau is de vereniging hier zelf niet meer dagelijks mee bezig en zijn er geen dalen in de communicatie tijdens drukke tijden en bij afwezigheid of ziekte van de vaste medewerker. Continuïteit en kwaliteit in de administratie en het secretariaat zijn niet langer een zorg, maar goed geregeld. Een rust binnen een druk bestuur!

Naast het uitbesteden van het werk zelf, kan het inschakelen van een bureau ook op andere vlakken (tijd)winst beteken. Er hoeft geen eigen HR afdeling te zijn die de medewerkers begeleidt en nieuwe medewerkers werft; personele bezetting is immers de verantwoordelijkheid van het ingeschakelde bureau. Daarnaast kan het uitbesteden een besparing opleveren in huisvestingskosten, ICT, software pakketten en verzekeringen.

 

Verlicht de druk op vrijwilligers

Vereniging zonder zorgen ondersteunt een groot aantal verenigingen met onder andere het uitvoeren van de administratie en secretariële diensten. Wilt u ook de druk op de vrijwilligers binnen uw vereniging verlichten? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met u mee!

VZZ in de media

Vereniging Zonder Zorgen blijft niet onopgemerkt en verschijnt inmiddels in diverse media. Hoofdredacteur Henk van Dijk van het online platform Licht op zorg heeft naar aanleiding van een interview met Desiree en Alex van Balen een artikel geschreven over Buvoo en Vereniging Zonder Zorgen. Door ontwikkelingen in het verenigingslandschap heeft Buvoo met VVZ een dienst ontwikkeld waarmee ze verenigingsbesturen kundig kan adviseren en ondersteunen bij hun vraagstukken. Lees hier het artikel “Zorgeloos besturen met Vereniging zonder zorgen

Nieuwe koers verenigingsbesturen

Het verenigingslandschap verandert. Door de snelle ontwikkeling binnen de Informatie Technologie (IT) en de enorme overheersing van Social Media zal de essentie van een vereniging de komende 10 jaar sterk veranderen. Om als vereniging interessant te blijven, zal het bestuur hierop moeten anticiperen. Huidige verenigingsstructuren en -processen zijn veelal niet meer toereikend voor de behoefte vanuit de leden. Het is tijd voor herziening en vernieuwing; de “oude” vereniging zal plaats gaan maken voor een vereniging2.0!

Vereniging Zonder Zorgen kan u als bestuurder van een vereniging adviseren, assisteren en ondersteunen in het veranderproces. Om uw vereniging interessant te houden voor de leden dan is vernieuwing prioriteit nummer 1. Maar hoe? Veranderprocessen zijn moeilijke en vaak langslepende trajecten. Hoe pakt u dit op? Wie, wat en welke middelen heeft u daarvoor nodig? Eindeloos veel vragen; Vereniging Zonder Zorgen kan u helpen met de antwoorden.

Vereniging Zonder Zorgen is uw partner in het veranderproces. Door onze “knowhow”, moderne inzichten en ervaring zijn wij uw gids voor de toekomst. Wij geven u advies over dat wat u moderner en wendbaarder maakt en indien gewenst, nemen we specifieke bureautaken over. Want naast advies zijn we bovenal ook een professioneel secretariaatsbureau. VVZ ontzorgt zodat u zich kan bekommeren om de inhoud!

En we zijn live!

Zo! Het is zover. Na maanden van overleg, ontwerpen, bouwen, maken van inspirerende foto-shoots en bezinning is het vandaag dan eindelijk zover.
We zijn trots op onze site! Met ons nieuwe concept “Vereniging Zonder Zorgen” hopen we heel wat verenigingen wendbaarder te maken en continuïteit voor de toekomst te kunnen bieden. Scroll gerust eens door de pagina’s en heeft u trek in een bakje koffie: Onze koffiemachine maalt graag voor u!

Vereniging Zonder Zorgen (VZZ) is een feit; een initiatief van Buvoo om haar doelgroepen actief te kunnen gaan bereiken, te weten: branche-, beroeps- en ondernemersverenigingen.

Buvoo ondersteunt praktijkhouders, trainers en docenten en middels Vereniging Zonder Zorgen nu ook specifiek verenigingen. Vanaf vandaag start de campagne met het live gaan van de website www.verenigingzonderzorgen.nl  Alex van Balen van Buvoo is enthousiast en legt uit:

“Vereniging Zonder Zorgen is een onderdeel van Buvoo dat zich specifiek heeft ingericht op het uit handen nemen van alle mogelijke processen binnen een vereniging. Het bestuur kan besluiten om e.e.a. binnen de vereniging te gaan professionaliseren, maar het kan ook zo zijn dat bepaalde taken gewoonweg te veel tijd kosten, of niet lekker lopen. Het maakt niet uit om welk proces het gaat: Vereniging Zonder Zorgen ondersteunt of neemt uit handen.  ‘U de inhoud, wij de rest’  “

Buvoo (Bureau voor Organisatie Ondersteuning) ondersteunt al 7 jaar verschillende organisaties, bestaat uit een team van uiterst kundige en gemotiveerde medewerkers en heeft zich de afgelopen 7 jaar alle facetten van verenigingsondersteuning eigen gemaakt. Dit varieert van financieel tot secretarieel, van bestuursondersteuning tot meedenken in automatisering en van websitebeheer tot (congres) projectmanagement.

Nieuw: Lidmaatschap DNA!

Met ingang van september 2016 is Buvoo lid geworden van De Nederlandse Associatie. Een vereniging die zich inzet voor de professionalisering van o.a. beroepsverenigingen, federaties en ledenorganisaties. DNA biedt haar leden een platform waar ze elkaar kunnen ontmoeten, kennis kunnen delen en elkaar kunnen inspireren. Desiree van Balen van Buvoo geeft aan: “Als bureau voor organisatie ondersteunende diensten hebben wij bewust voor dit lidmaatschap gekozen. Op deze manier staan wij dichtbij onze doelgroep en kunnen wij een bijdrage leveren aan het ontwikkelen en delen van kennis in het verenigingslandschap”.

Buvoo is opgericht door Desiree van Balen in 2009 en ondersteunt (beroeps)verenigingen en onafhankelijke docenten en trainers bij hun werkzaamheden. Diensten die Buvoo levert zijn o.a.: secretariële en administratieve ondersteuning, bestuursondersteuning, ondersteuning vereniging events & workshops en met Buvoo Advies hebben wij een sparringpartner voor u in huis op het gebied van organisatie advies. Alex van Balen helpt u graag bij het structureren en optimaliseren van uw processen.

Kortom; Buvoo is een fullservice bureau ter ondersteuning van uw organisatie! Buvoo ontzorgt waardoor u tijd overhoudt voor de inhoud. Meer informatie over ons bureau vindt u op www.buvoo.nl of wilt u liever een persoonlijker gesprek, neem dan contact met ons op voor een afspraak.

 

Uw congres samen met Buvoo!

Buvoo is van 17 juni t/m 19 juni jl. het ondersteunend congresbureau voor het EMDR Europees Congres  in het World Forum in Den Haag geweest.

Het is een afwisselend en zeer interessant congres geworden met wel bijna 100 sprekers uit de gehele wereld! We hebben veel enthousiaste reacties mogen ontvangen.

Benieuwd naar dit, door Buvoo ontzorgd, congres?  neem een kijkje op de website:  www.emdr2016.eu