Hoe zorg je als vereniging voor blije vrijwilligers? – Deel 1

Alle verenigingen werken met en draaien op vrijwilligers. Klein of groot, er zijn altijd diverse administratieve en secretariële werkzaamheden die komen kijken bij het dagelijkse reilen en zeilen van een vereniging. Van praktische zaken als het bijhouden van de ledenadministratie en lijstjes bijhouden, tot uitvoer en beleidszaken.
De meeste verenigingen steunen op een kleine groep vrijwilligers, die één of meerdere taken op zich nemen en deze naar hun beste kunnen uitvoeren. Wanneer een vereniging bloeit en groeit in het aantal leden, worden deze werkzaamheden steeds uitgebreider en vragen ze ook meer tijd van de vrijwilligers. Het werk en de vele administratieve handelingen die hierbij komen kijken leggen een druk op deze betrokken mensen. Met als gevolg dat vrijwilligers stoppen vanwege de hoeveelheid tijd die hiervoor gevraagd wordt. En nieuwe vrijwilligers zijn vaak lastig te vinden.

In deze serie denken wij graag met uw vereniging mee en bespreken we de mogelijkheden die er zijn om de vrijwilligers binnen een vereniging te kunnen ontlasten. Met als resultaat blije vrijwilligers en een toekomstbestendige vereniging!

 

Uitbesteden van ledenadministratie en secretariaat

Het bijhouden van een goede administratie en het bemannen van het secretariaat geeft nog al eens problemen binnen een vereniging. Vaak zijn er een aantal mensen die deze functies samen combineren, of is er iemand aangenomen binnen de vereniging om dit te faciliteren. Maar wat gebeurt er wanneer de werklast te hoog wordt, de vaste vrijwilligers uitvallen of wanneer de vaste medewerker (langdurig) ziek wordt? De administratie stapelt zich op, de vragen van leden blijven liggen en belangrijke contacten met bijvoorbeeld leveranciers, overheid en andere externe partijen kunnen verloren gaan.
Voor veel verenigingen is uitbesteden van deze werkzaamheden een verademing: geen geregel meer, continue bezetting en daarmee ook een continue kwaliteit richting de leden wordt gewaarborgd.

 

Onwetendheid

Veel verenigingen weten echter niet eens dat deze optie bestaat!

Een extern verenigingsbureau kan ondersteunen in het voeren van de ledenadministratie. Zij zorgen voor de aan- en afmelding van leden. Daarnaast zorgen zij dat wanneer er mutaties zijn, deze snel verwerkt worden; een ledenlijst is dus altijd up-to-date.
Het innen van contributies gebeurt gestructureerd en op tijd en ook betalingsherinneringen worden verstuurd en gemonitord. Dit levert een enorme tijdwinst op voor de penningmeester!

 

Secretariaat

Naast administratieve handelingen kan een extern bureau ook het aanspreekpunt zijn voor de leden van een vereniging. Een tijdige reactie naar leden en hen voorzien van de juiste informatie bij vragen is erg belangrijk. Door het inschakelen van een bureau is de vereniging hier zelf niet meer dagelijks mee bezig en zijn er geen dalen in de communicatie tijdens drukke tijden en bij afwezigheid of ziekte van de vaste medewerker. Continuïteit en kwaliteit in de administratie en het secretariaat zijn niet langer een zorg, maar goed geregeld. Een rust binnen een druk bestuur!

Naast het uitbesteden van het werk zelf, kan het inschakelen van een bureau ook op andere vlakken (tijd)winst beteken. Er hoeft geen eigen HR afdeling te zijn die de medewerkers begeleidt en nieuwe medewerkers werft; personele bezetting is immers de verantwoordelijkheid van het ingeschakelde bureau. Daarnaast kan het uitbesteden een besparing opleveren in huisvestingskosten, ICT, software pakketten en verzekeringen.

 

Verlicht de druk op vrijwilligers

Vereniging zonder zorgen ondersteunt een groot aantal verenigingen met onder andere het uitvoeren van de administratie en secretariële diensten. Wilt u ook de druk op de vrijwilligers binnen uw vereniging verlichten? Neem dan gerust contact met ons op, wij denken graag met u mee!