Outsourcing; onderdeel van een moderne vereniging

De moderne vereniging

In ons vorige blog schreven we over de veranderingen in de verenigingswereld. De nieuwe fase waar verenigingen in terecht (zullen) komen heeft te maken met innovatie. Er wordt niet slechts gekeken naar het aanbieden van diensten aan leden, maar ook naar het innoveren van de branche of het werkgebied van de vereniging. Dus naast het ondersteunen van haar leden, ook actief het voortouw nemen bij beroepsontwikkeling en het verbinden van de vereniging met haar omgeving. Van een passieve en gesloten vereniging, naar een open community waar kennis, diensten en mensen samen komen.

Buvoo ondersteunt verenigingen in dit veranderproces. In deze blog-serie besteden we aandacht aan (organisatorische) onderwerpen die bij deze veranderingen aan bod komen.

 

Outsourcing?

Outsourcing is een term die binnen verschillende branches in het bedrijfsleven steeds vaker wordt gehoord. Outsourcing binnen het bedrijfsleven houdt niet meer in dan het uitbesteden van taken en bedrijfsprocessen die niet tot de kerntaken van een bedrijf horen. Het houdt in dat een bedrijf meer tijd heeft voor de kerntaken, meer aandacht heeft voor doelen en hierdoor meer focus heeft.

Voor verenigingen is dit zeer zeker ook van toepassing. De kerntaken van een vereniging zijn, zoals in onze vorige blog te lezen was, steeds uitgebreider en hebben steeds meer een dienstverlenend karakter. Alle randzaken die komen kijken bij de organisatie van de vereniging leiden af van deze kerntaken. Outsourcing van duidelijk omlijnde taken kan een vereniging versneld verder brengen.

 

Efficiëntieslag

Binnen veel verenigingen wordt er namelijk gewerkt met een vast secretariaat en een eigen administratie. Soms heeft de vereniging hier meerdere mensen (deeltijd) voor in dienst of wordt de taak waargenomen door een groep betrokken vrijwilligers.
Deze taken zijn vaak tijdrovend. Het outsourcen van deze taken naar een bureau kan zorgen voor een efficiëntieslag; het externe bureau is gespecialiseerd in beroepsverenigingen, gebruikt de modernste software en is door haar specialisatie vaak sneller, efficiënter en dus goedkoper dan de huidige situatie. Een besparing in de kosten voor het uitvoeren van taken als bijv. (leden)administratie en secretariaatstaken is dan vaak een gevolg.

 

Flexibiliteit

Het inschakelen van een extern bureau zorgt daarnaast ook voor een grotere mate van flexibiliteit van een vereniging. In drukkere tijden kan worden opgeschaald, terwijl er in rustige tijden geen of minder activiteiten worden ontplooid en de kosten dien ten gevolge lager blijven. Een mate van flexibiliteit die bij vast personeel moeilijker te bewerkstelligen is. Daarnaast zijn ook problemen als uitval, ziekte en verloop van personeel voor de vereniging zelf verleden tijd.

 

Ervaring en Kennis

Op de hoogte zijn en blijven van de laatste trends, regelgevingen en ontwikkelingen is een ander belangrijk onderwerp binnen het secretariaat en de ledenadministratie van een vereniging. Bij het inschakelen van een bureau voor het outsourcen van diensten wordt optimaal gebruik gemaakt van de kennis van professionals uit het vakgebied. Deze personen zijn gespecialiseerd in het uitvoeren van de werkzaamheden die binnen een vereniging vaak een “noodzakelijk kwaad” zijn en afleiden van de kerntaken. Naast het uitvoerende karakter van een dergelijke samenwerking is zo’n bureau ook een broeinest van (organisatorische) kennis van verenigingen in alle soorten, maten en branches. Hierdoor weet dit bureau feilloos wat er speelt in de markt, waar voor verenigingen verbeterpunten liggen en op welke manieren een vereniging kan excelleren in haar branche.

 

Stapje hoger

Kortom: Een gespecialiseerd extern bureau kan een vereniging verder helpen. Er wordt naast efficiency en kostenverlaging verder gekeken dan alleen het uitvoeren van taken; er wordt geadviseerd, begeleid en meegewerkt aan een toekomstbestendige vereniging welke voorop loopt in het vakgebied.